マンション理事長になるとはどういうこと？その責任と仕事内容

皆さんは、マンション理事長の仕事についてどれくらい知っていますか？

マンションの管理組合の理事長とは、住民の代表としてマンションの運営や管理を行う重要な役職です。

考えておくべき重要事項もたくさんあります。

では、もしもあなたがマンションの理事長に指名されたら、どのように対応するでしょうか？

この記事では、マンション理事長の仕事や責任、そして指名された場合の対応について考えていきます。

管理組合とは？その役割と重要性

管理組合は、区分所有法に基づき設置されています。また、マンションを購入すると、自動的に管理組合の組合員となる必要があります。

そんな管理組合の運営方法には、主に３つの方法が考えられます。

全てを外部に委託する方法から、全てを住民が自主管理する方法まで、手間と費用のバランスで選ぶ必要があります。

以下では、これらの概要とメリット・デメリットについて説明していきます。

３つの管理形態とその特徴

管理組合の運営方法には、「管理業務委託方式」「自主管理方式」の２つの形態が存在します。それぞれの特徴を以下の表にまとめてみました。

委託費	下請け再委託	住民負担額	役員の負担
高い	多い	多い	小さい
不要	少ない	少ない	かなり大きい

管理組合がマンション管理会社に全てを委託するか、住民が自主管理を選ぶかによって、手間と費用が大きく変わります。

自主管理は手数料が不要で最も経済的ですが、管理組合の理事には不動産やマンション管理に詳しい人が必要となります。

一方で、管理会社に全てを委託すると費用はかかりますが、プロのマンション管理士が管理に関わるため安心感があります。ただし、マンション管理士１人あたりの担当件数が多すぎる問題も指摘されており、費用がかさむわりに、必ずしも最適な管理が行われるとは限りません。

そこで、管理業務委託方式の中でも、すべてを委託するのではなく一部だけを委託するという方法も考えられます。

一括業務委託	一社のみにすべてを委託するので役員は最もラク。反面費用対効果は最も悪い。
一部業務委託	自主管理より役員の負担が少なく、ある程度コストも抑えられる。

たとえば植栽の管理だけを別会社にするとか、機械式駐車場の管理を別会社に委託するといった方法です。

これらをまとめると、以下の３つの管理形態があると考えていいでしょう。

管理形態	特徴
全部委託	管理会社に全てを委託し、手間が少ないが費用がかかる。
一部委託	一部の業務を委託し、住民が一部を自主管理。バランスを取りやすい。
自主管理	住民が全ての運営を自ら行う。経済的だが理事の負担が大きい。

この中からご自分のマンションに最もふさわしい管理形態を選ぶのが大原則ですが、一般的には新築分譲時に、デベロッパーにとって都合のいい「全部委託方式」と定められていることが大半です。

全部委託であれば、デベロッパーの子会社などが委託費用の中から利益を上げ続けることができるからです。

理事長の役割と責任

マンション理事長は、住民の代表としてマンションの運営や管理を担当します。その仕事内容には以下の項目が含まれます。

1. 組合の運営

マンション理事長は、管理組合の運営を確保するために、定期的な理事会や総会を開催します。これには議事録の作成や議題の設定、住民への案内などが含まれます。

2. 予算管理

適切な運営を行うためには予算管理が必要です。マンション理事長は、予算の作成や収支の管理を行い、効果的な運営をめざします。

3. 施設の管理

共有施設の管理も理事長と管理組合の役割です。予約やメンテナンスの手配を行い、住民が施設を快適に利用できるようにします。

4. 問題解決

発生した問題やトラブルに対処するのも理事長の仕事です。住民同士や施設に関するトラブルに対応し、円滑なマンション生活をサポートします。

5.管理形態による理事長の負担の違い

筆者はこれまで複数のマンションを所有し、それぞれのの管理形態の違いを経験してきました。

例えば、マンションを設計した一級建築士が自ら物件に住み続け、管理組合の運営にも参加していたマンションでは、全部委託方式ながら非常に効果的な組合運営が実現できていました。

一方で、大手デベロッパーが管理するマンションでは月額数万円の管理費を徴収され、割高に感じました。

また、事務所として購入した自主管理のマンションは細かな運営が行き届いていましたが、理事の負担も大きいものでした。

どの管理形態が最適かは一概に言えませんが、マンションの適切な管理が資産価値に影響を与えることは確かです。

「マンションは管理を買え」と言われるほど、その管理は重要なポイントです。

全部委託方式であっても、管理会社の仕事には十分な注意を払ってください。それが自分のマンションの価値を守ることにつながります。

マンション理事長に指名されたら？

もしもあなたがマンション理事長に指名されたら、何をすべきでしょうかか？　以下に、指名された場合のおおまかな仕事内容をご紹介します。

1. 理事会や総会の開催

マンションの管理組合の運営に必要な理事会や総会を開催します。議事録の作成や議題の設定、住民への案内などを行い、適切な運営ができるようにします。

2. 住民とのコミュニケーション

マンション理事長は住民の代表ですので、住民とのコミュニケーションも必要になります。住民の要望や問題に対して真摯に向き合い、解決策を見つける努力が求められます。

3. プロフェッショナルの活用

マンションの運営や管理には専門的な知識や経験が必要です。指名された場合は、プロの協力を得ることも検討しましょう。

たとえばエレベーターの保守管理は、専門の業者でなければ行えませんし、外壁の劣化状況や次回大規模修繕の時期や規模が適切かどうかも、専門家の意見を聞く必要があります。

ほとんどの場合、管理は全部委託方式となっているため、心配は不要です。

初めての理事長就任で何もわからない状態であっても、管理会社のフロントマン（マンション管理士等）が、やるべきことを教えてくれます。

ただし！

その管理会社が、本当に適切な管理を行っているのか？　下請けに無駄な利益を発生させていないのか？　そういった点はしっかりと見ておいてください。

マンション管理組合の全国組織もあります

筆者の知る限り、日本で最も大きなマンション管理組合の団体は、NPO法人全国マンション管理組合連合会。2023年９月現在で、2713のマンション管理組合が加盟しています。

この団体は、経験交流や情報交換、行政への政策提言などを通じて、マンションの良好な住環境の形成に寄与することを目的に活動しています。

もし理事長を引き受けてみて、対応しきれない問題に直面したら、こういった団体に相談してみることも一つの手といえるでしょう。

NPO法人全国マンション管理組合連合会｜公式サイト

まとめ

マンション理事長の仕事は、住民の代表としてマンションの運営や管理を行う重要な役職です。

指名された場合は、適切な運営や管理を行うために、理事会や総会の開催、住民とのコミュニケーションなどを行います。

また、マンションの管理形態には３つのパターンが考えられます。

管理形態	特徴
全部委託	管理会社に全てを委託し、手間が少ないが費用がかかる。
一部委託	一部の業務を委託し、住民が一部を自主管理。バランスを取りやすい。
自主管理	住民が全ての運営を自ら行う。経済的だが理事の負担が大きい。